签单记账客户应收统计、对账及回款销账
2018-09-01    
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通常企业都有些老客户是做完活之后签单记账的,随时统计记账客户的欠款余额、控制产生坏账的风险、以及给客户提供清晰明了的对账单跟客户进行对账销账,对企业管理者来说至关重要,如果之前没有使用过管理软件,可能就得花费大量的人力成本和时间成本来完成此项工作,不胜其烦。
  • 【功能介绍】

    通常企业会有些老客户是做完活后签单记账的,而随时统计记账客户的欠款余额、管控可能产生坏账的风险、以及给客户提供清晰明了的对账单与客户对账销账,对企业管理者来说至关重要。

    如果之前没有使用过管理软件,可能就得花费大量的人力成本和时间成本来完成此项工作,不胜其烦。而现在印特软件中提供的【客户结余】统计功能就能非常直观的统计出印企当前所有记账客户的应收账款余额及其他结余;同时结合使用【客户对账单】功能轻松提供一目了然的对账单跟客户对账;完成对账后,再利用【销帐单】来完成客户的应收记账款销账清算。

  • 【查账对账操作】

    一、使用【客户结余】统计功能,统计客户的应收账款结余

    在菜单:财务->【客户结余】中,左侧红框内为筛选条件区域,可以按照客户名称、负责人员(客户资料里的“销售负责”人员)、客户分组等信息对右侧的统计数据进行筛选统计。右侧红框内为数据统计汇总区,此区域上方有四个标签页,不同标签页统计的内容如下:

    ■  [记账结余]  标签中可以统计客户的当前记账结余金额。

    ■  [预存结余]  标签中可以统计预存客户的余额。

    ■  [汇总结余]  标签中可以统计有预存款的记账客户账面上预存余额抵消掉他的记账结余金额之后,理论上还剩多少余额。

    ■  [记账分月]  标签中可统计每个记账客户每个月的应收账款还没结回(只有标准版或以上版本才有此有功能)。

    ■  [临欠分月]  标签中可以统计客户每月的临时欠款还有多少未结回(只有标准版或以上版本才有此有功能)。

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    二、使用【客户对账】功能给客户提供一目了然的对账单

    举例:现在要跟上图中的“北京格道软件有限责任公司”对账,那么类似上图中,选中双击第二行客户名,就可以进入到了【客户对账】界面,如下图。

    默认条件,是显示了该客户所有未结的“记账结算单”,可以通过左上角的“审核时间”来过滤筛选各个时间段产生的记账结算单,右上方选择“已结清”可以查看已经完成销帐回款的记账结算单,左下方提供了单据记录明细汇总明细记录三种不同形式的对账单,这三种对账单的详细程度都有所不同,一般“明细记录”的对账单最为常用,我们可以先选择下方的“明细记录”然后点击“打印”按钮,在打印预览界面的左上角,可以直接导出EXCEL和PDF格式的电子文档发给客户。

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  • 【销账操作】

    完成对账后,客户确认没问题便可利用【销帐单】功能在系统中给客户执行销帐回款操作。

    1、在之前打开的【客户对账单】界面,右下角点击“销账”按钮,可以产生“新建销帐单”,或者可以通过点击 【财务】->【销账】菜单,新建销账单。

    2、查询并选定此次销账的客户名称后,在销帐单中会出现这个客户所有未结“记账结算单”,如果客户没有特殊要求,所有记账单据这次要全额结掉,并且全额支付的话,就如下图,在“现金实结”中填写全额25847.00,然后选择好相应入账科目和支付方式,直接保存,审核即可完成销帐。

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    注意:如果该客户是有预存款的,操作人员想要使用客户的预存款给客户销帐,那么直接在划红线的”预收实结“填写销帐金额即可。

    很多时候客户在结账时都有有些特殊要求,比如本月只结上月的账、只结某个人签过字的记账单,其他人的先不管,又或者这个客户一共欠款 25847.00元,而且是好几笔记账累加起来的,但是这次结账只给你 25000元,只给他销 25000元的账,再或记账金额 25847.00元要全部销帐,但是要求优惠,只给 25000元等等,这些结账要求在系统应该如何操作呢,请看如下示例:

  • 【示例说明】

    1、还是北京格道软件有限责任公司这个客户,一共5笔记账,这次只结12月份的这笔,11月份的不结,那么就选中12月份的这笔,点击右键,选择右键快捷选项中的“仅结算当前月份的”,这个时候上方4笔单据的【此次结算】金额就全部自动变成0了,然后在”现金实结“位置填写这笔单据的金额70,保存,审核即销帐完毕,剩下的未销帐金额,还可在 财务->【客户结余】中显示。

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    2、这5笔单据中有夏武签字记账的、也有王华签字记账的,这次只结王华签字记账,那么就选中任意一笔王华签字的结算单,点击右键,选择”仅结算当前结算经手人的“,这个时候但凡不是王华签字的结算单【此次结算】金额全部变成0了,然后在”现金实结“处填写24470.00,然后保存,审核即销帐完毕,剩下的未销帐金额,还可在 财务->【客户结余】中显示。

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    3、这个客户一共欠款25847.00元,他这回只给了25000元,只给他销25000元的账,剩下的 847元的账还保留,下次再结。那么就手动调整”此次销帐“列的金额,比如将第三列的”此次“销帐金额改成15块,这样这5个单据”此次销帐“汇总金额就刚好是25000元,然后在”现金实结“处填写25000,保存、审核即销帐完毕,剩下的未销帐金额,还可在 财务->【客户结余】中显示。

    注意:截图中修改的是第三笔的”此次销帐“,其实不管手动修改哪一行的”此次销帐“金额都可以,关键是修改之后,让这些结算单的”此次销帐“金额加起来刚好是客户要销帐的总金额即可。

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    4、全部欠款25832元客户要全部销帐,但是要求优惠或抹零,只给了25000元。那么就直接在”现金实结“处填写25000,这个时候下方的”抹零金额“便自动出现 832元,点击保存,并审核单据后,即销帐 25000元,抹零了 832元。

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  • 【注意事项】

    在建立【销帐单】销帐的过程当中,总结一句话就是:”此次销帐“汇总处代表客户这次要销多少钱的账,”现金实结“处代表这次实际收到了多少钱。

    上述例子当中因为数据比较少只有5行结算单,而在企业实际营业过程中,某个客户的记账结算单可能会有上百笔之多,那么可以多去利用【销帐单】当中的右键菜单控制”此次销帐“,你会发现使用上更加方便、快捷,或者也可以在 财务->【客户对账】窗口当中的左上角”审核时间“将此次要销帐的”结算单“提前过滤掉,再点击右下角的”销帐“按钮进行销帐处理。

  • 附加说明

    销账单,本身是用于针对记账的结算单进行销账处理的,所以不能针对销账单进行冲红,如果出现了销账单在上个会计期间被审核,下个会计期间才发生销账错误,想要反审核或冲红。那唯一的处理方法:只能是重建客户的记账结算单,重新做记账,再按照实际发生的回款来进行销账。

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