账务交接操作规范及常见问题处理办法
2018-09-01    易林江
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每日账务的核对与交接,在所有快印店的工作事物中都属于重中之重。在印特软件中也是一样,因为实施印特软件的初期目标就是要求每日的账务交接必须能核对上,并且规范地做好账款交接。员工录入的数据的准确性决定着所产生的账款是否准确。
  • 【功能介绍】

    每日账务的核对与交接,在所有快印店的工作事物中都属于重中之重。在印特软件中也是一样,因为实施印特软件的初期目标就是要求每日的账务交接必须能核对上,并且规范地做好账款交接。员工录入的数据的准确性决定着所产生的账款是否准确。只有把每天的账款核对上,每个月、每年的账款才能准确核对上。只有数据准确,查询报表做数据分析才会有意义。否则,账款都核对不上,其他管理也就无从谈起。印特软件有一套标准的日交账方案,无论是1系标准版,或3系网络版,亦或5系连锁版。在日常使用中,必须严格遵守每日交账的规范操作进行账款交接。

  • 【操作规范】

    1、约定交账时间。

    即每天几点交账,一般情况是以前台的下班时间为结点。比如,前台18点下班,那可以约定到18点交账。这个约定时间(18点)不是指账款上交的时间,而是指账款截止的时间。比如,业务较忙时需要前台加班,导致延迟到19点才交账,但即使是19点交账,也是只交截止到18点的账,即从昨天的18点到今天18点,产生多少账款,就交接多少账款。

    2、预留固定找零用的底款,且不录入到软件中。

    每天,前台的手里会预留一些款项用于客户找零。此笔款项必须为固定金额,以方便交账。比如,预留300块。

    3、印特软件要求每日必须核对账款并做转账。

    具体的交账时间视店内情况而定,有些快印店是晚上交账,有些是早上交账,有些会要求前台在每天下班前把当日营业款存到银行卡里,有些是老板自己做收款,还有些店面的营业款是几天上交一次。总而言之,无论是什么时间上交账款,无论是谁在收钱,印特软件中的账款核对与交接是每日必须要做的。

  • 【操作方法】

    约定好上述规范,接下来的操作分三步进行。如果规范操作后使用熟练,整个交账的过程也就一到两分钟的事情。

    第一步:清点手中的现金账款,与前台钱箱的现金余额做核对。

    前台钱箱是前台收银人员专用的钱箱。一般前台收到的钱,在选择入账科目的时候都会选择前台钱箱。前台收银人手中的现金账款分两部分,一个是之前预留的底款,剩下的就是当天所收的营业款。底款的金额是固定的,所以很容易清点出来。剩下的金额必须与印特软件前台钱箱中的余额一致,也就是说,前台钱箱显示有多少钱,那前台收银人员手里必须有多少钱才正确。

    150201.jpg

    第二步:在【前台】版块“营业日报表”中,查询统计当日应该上交的现金金额。

    核对完现金之后,在【前台】版块,导出“营业日报表”,查询应该上交的金额。注意须按约定的交账时间设置好时间范围,然后再打印出日报表。

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    第三步:做转账单,交接现金。

    经过“营业日报表”筛选出要上交的金额,然后在【财务】版块,点击“转账”按钮,新建转账单,把今天前台钱箱中的余额转账至财务钱箱,同时,把打印出的营业日报表、当天所收现金、当天的现收单、记账单等相关业务单据一起交给财务,完成今天的交账操作。

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  • 【异常状况处理】

    在交接账务时,最理想的状态就是按上面的三步完成,两分钟搞定交接。如果出现异常状况,大多是在第一步的时候,也就是手里的现金与前台钱箱中的现金余额核对不上。

    一般来说,有两种情况:

    一、手里的现金,比前台钱箱显示的现金余额要多。

    比如,手里的现金为5000块,前台钱箱中显示4800块,手里多出了200块不知道是哪里收来的。

    最常见、最可能的原因:有结算单没有审核,或有零散单据没有登记。结算单没审核,单据上的金额就不会进入前台钱箱;散单没登记,前台钱箱自然也不会有这笔款项。找到相应的单据后,该审核的及时审核,该补录单据的补录好,金额能对上后,再进行第二步操作。

    其他可能原因:有预算的支出先做好登记并审核了;有没有反审核之前的支出单或转账单等出账单据。

    二、手里的现金,比前台钱箱显示的当前余额要少。

    比如,手里的现金为5000块,前台钱箱中显示有5200块,手里现金少200块。

    最可能的原因:有结算单提前审核了。生产完工后,前台打印出单据等客户结算,误操作顺手审核了结算单,但手里没收到现金。结算单审核后,前台钱箱当前结余也就增加了,那手里的现金自然就会比前台钱箱中当前结余要少。如果是这个原因,需要找管理员反审核一下这笔结算单,从前台钱箱中减少这笔金额。

    其他可能的原因:有支出单未登记,钱花出去了,但软件中没有记录,那手里的现金肯定就会比前台钱箱余额要少。如果是这个原因,再登记支出单记录好,手里的现金和前台钱箱能核对上后,再进行第二步操作。

    上面所说的异常状况,基本上都是由于操作不规范造成的,比如,没及时审核,或审核时没认真检查,没有及时登记单据等。只要按规范去操作,每日交账还是很简单的。总结下来就是两个及时:及时登记、及时审核。做好这两点,基本上就没有什么问题了。

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